Ainsi se déroule toujours le fatidique lundi matin : café/thé en main, nous nous armons de courage, démarrons notre ordinateur et nous nous connectons à notre boîte courriel en retenant notre souffle, appréhendant le déluge de courriels.
Le courriel. Comptant parmi les formes de communication les plus utilisées aujourd’hui, le courriel est devenu en quelque sorte un mode d’interaction tout à fait courant, même banal pour certains. On prévoit même que le nombre d’utilisateurs du fameux courriel va passer de 2,5 milliards en 2014 à plus de 2,8 milliards d’ici 2018.
Un article publié récemment dans Psychology Today* indique que 28 % de notre journée de travail est consacrée aux courriels. Nous recevons et envoyons en moyenne 121 courriels par jour. Il semble donc que la lecture et la rédaction de courriels constituent maintenant un emploi à temps plein.
Bien évidemment, le courriel présente de nombreux avantages. Mais qu’en est-il des effets négatifs, insérés en pièce jointe, pour chaque nouveau courriel reçu ou envoyé? L’article affirme qu’il a été prouvé que les communications par courriel causent une augmentation de la pression artérielle et de la fréquence cardiaque.
À la lumière de ces statistiques, voici quelques conseils afin de réduire le stress causé par l’accumulation des courriels dans notre boîte de réception :
- Établir un horaire
Prévoyez des moments précis dans votre journée qui seront dédiés à la lecture et à la rédaction des courriels. Par exemple, prévoyez 30 minutes le matin. Séparez cette période pour vous alléger la tâche : 15 minutes avant le dîner et 15 minutes après. Ensuite, prévoyez une autre session de 30 minutes tout juste avant de partir pour la journée.
- Séparer pour règner
Séparer le travail des loisirs est toujours une bonne idée. Cette règle est également applicable aux courriels. Assurez-vous que vos comptes courriel pour le travail et pour les loisirs sont distincts.
Petit conseil supplémentaire : organisez vos courriels. Utilisez des dossiers pour aider à la gestion de ceux-ci. Vous pouvez classer vos courriels selon les personnes qui vous les ont envoyés ou encore selon les tâches ou priorités.
- Arrêter. Respirer. Et rédiger.
Lorsque vous recevez un courriel stressant ou fastidieux prenez une pause entre la rédaction de ce courriel et le moment où vous cliquez sur “Envoyer”. Pendant cette pause, profitez-en pour prendre une collation, préparer une tasse de thé ou encore prendre une marche afin de faire le vide. Lorsque vous retournerez à votre poste de travail, vous verrez votre courriel d’un tout autre oeil. En plus d’être plus efficace, vous vous sentirez complètement rafraîchit et vous aurez plus de motivation à répondre à ce courriel.
- Les modèles de courriels sont vos alliés
Créez des modèles de courriels simples, mais efficaces pour répondre aux demandes et questions fréquentes. Immergés dans la technologie comme nous sommes, nous oublions souvent que pour les cas plus complexes, il est parfois mieux de décrocher le combiné de téléphone plutôt que d’envoyer un courriel.
Il ne faut pas oublier que les courriels sont sensés simplifier notre vie. Lorsqu’il est utilisé avec parcimonie, cet outil peut être bénéfique pour l’organisation de notre travail. Mais il faut comprendre que malgré le fait que la technologie soit généralement ingénieuse, parfois, elle peut nous causer plus de mal que de bien. Le tout réside dans la manière d’utiliser ces outils qui définira le niveau de productivité et la satisfaction que l’on retire de notre journée.
*”This is your brain on gmail” par Emma Seppala, Ph. D, Psychology Today. (Février 2015, New York)
Crédit photo : Derek Gavey